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Wer in der Prüfung eine Kategorie wählt, macht zwei Dinge auf einmal: Er ordnet diese eine Buchung zu, und er sagt Jubeljahr, wohin Buchungen dieser Gegenseite gehören. Das Zweite ist die Buchungs-Regel. Beim nächsten Umsatz von derselben Gegenseite steht die Kategorie schon da, mit dem Hinweis, aus wie vielen Buchungen sie gelernt ist.
Wie eine Regel entsteht
Der Schlüssel ist die Gegenseite, normalisiert: Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen, Punkte und Rechtsformen zählen nicht. „Amazon EU S.a.r.l.“ und „AMAZON EU SARL“ sind dieselbe Regel. Bankinterne Referenznummern am Ende des Namens werden abgeschnitten, damit nicht jede Lastschrift eine eigene Regel bekommt.
Wählst du für eine Gegenseite zum ersten Mal eine Kategorie, entsteht die Regel. Wählst du dieselbe noch einmal, wird sie bestärkt. Wählst du eine andere, wird es interessant.
Wenn eine Gegenseite zwei Kategorien hat
Bei „Amazon“ mal Bürobedarf, mal Software: Eine Regel, die stur die letzte Wahl wiederholt, wäre falsch. Jubeljahr sucht deshalb im Buchungstext nach einem Wort, das die eine Sorte von der anderen unterscheidet. Findet es eins, entstehen zwei Regeln mit Stichwort: Amazon plus „Kindle“ ist Software, Amazon ohne Kindle bleibt Bürobedarf. Regeln mit Stichwort schlagen die allgemeine.
Findet es keins, wird die Gegenseite mehrdeutig, und die Regel setzt aus. Das ist kein Fehler, sondern die einzige ehrliche Antwort: Lieber eine Buchung, die du selbst zuordnest, als eine nie bestätigte Kontierung im Bestand. In den Einstellungen steht die Regel dann als „ausgesetzt“.
Wo die Regeln stehen
Unter Einstellungen → Buchhaltung → Buchungs-Regeln stehen alle, mit Suche über Gegenseite, Stichwort und Kategorie, zwanzig je Seite. Je Regel siehst du, ob sie gelernt oder von dir angelegt ist, wie oft sie angewandt wurde, und du kannst die Kategorie wechseln, ein Stichwort setzen, sie aussetzen oder löschen. Eine neue Regel legst du dort per Gegenseite und Kategorie an, bevor die erste Buchung da ist.
Angewandt werden Regeln beim Import und beim Abruf aus Verbindungen: Jede neue Buchung bekommt die Kategorie vorgeschlagen, wenn genau eine Regel passt. Freigegeben wird nichts von selbst; der Vorschlag ist ein Vorschlag.
Was nach dem Löschen bleibt
Die Regeln sind das Einzige, was nach der Löschfrist in der Instanz zurückbleibt. Buchungen und Belege gehen, das Gelernte bleibt, damit der nächste Beleg vom selben Händler wieder richtig landet. Sie enthalten keine Beträge und keine Verwendungszwecke, nur die Zuordnung Gegenseite zu Kategorie.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zu den Beleg-Regeln?
- Beleg-Regeln prüfst du: Sie markieren oder weisen ab, was dir an einem Beleg auffallen soll, und du schaltest sie ein. Buchungs-Regeln lernt Jubeljahr: Sie schlagen die Kategorie vor, die du derselben Gegenseite schon einmal gegeben hast. Die einen sind Kontrolle, die anderen Gedächtnis.
- Warum schlägt er bei Amazon plötzlich nichts mehr vor?
- Weil du bei Amazon einmal Bürobedarf und einmal Software gebucht hast, und im Buchungstext nichts stand, was die beiden unterscheidet. Dann ist die Gegenseite mehrdeutig, und die Regel setzt aus, statt stur die letzte Wahl zu wiederholen. In den Einstellungen siehst du sie als „ausgesetzt“ und kannst ihr ein Stichwort geben.
Passt dazu
- Beleg-Regeln — deine eigenen Prüfungen, und was sie sicher könnenJubeljahr prüft jeden Beleg mit der Rechenprobe. Wer mehr will, schaltet Regeln dazu: E-Rechnung erwartet, meine USt-IdNr muss draufstehen, Beträge über einer Grenze, Buchungen ohne Beleg. Was eine Regel sicher prüfen kann, was sie nur markiert — und warum es keinen freien Regel-Baukasten gibt.
- Konto und Gegenkonto — warum jede Buchung zwei Seiten hatJede Buchung berührt zwei Konten: eines sagt, worum es ging, das andere, wo das Geld lag. Was dahintersteckt und woran man es im Alltag merkt.
- Vom Foto zur Buchung — und warum die Rechenprobe entscheidetEin Foto vom Bon, Sekunden später eine fertige Buchung in der Prüfung. Was dazwischen passiert, wer dabei liest, wer deutet — und der eine Wächter, der still falsche Buchungen abfängt, bevor sie entstehen.
Wer das nicht selbst sortieren will
Jubeljahr ist eine Vorbuchhaltung als Durchgangsstation: Belege kommen herein, werden vorkategorisiert, du prüfst und gibst frei, heraus geht ein DATEV-Buchungsstapel — und danach wird gelöscht. Eine vollständige Buchhaltung ist es nicht: keine Bilanz, keine Salden, keine Steuerberechnung.
Was Jubeljahr macht