Beleg-Regeln — deine eigenen Prüfungen, und was sie sicher können

Veröffentlicht am 15. September 2026, zuletzt geprüft am 22. September 2026

Jeder Beleg durchläuft die Rechenprobe: Netto plus Steuer muss die Summe ergeben, sonst wird nicht gebucht, sondern gefragt. Das ist der Wächter, den jeder hat. Manche wollen mehr — weil ihr Steuerbüro es verlangt, weil sie ab einem Betrag genauer hinsehen, oder weil sie ihre Lieferanten zur E-Rechnung erziehen. Dafür gibt es die Beleg-Regeln.

Was eine Regel ist — und was nicht

Eine Regel ist eine Frage an einen Beleg oder eine Kontoauszugszeile, die sich mit Ja oder Nein beantworten lässt: Kam der Beleg als E-Rechnung? Steht meine USt-IdNr drauf? Liegt der Betrag über 500 Euro? Hängt an dieser Zahlung ein Beleg? Fällt die Antwort falsch aus, hat die Regel einen Befund.

Eine Regel ist keine Bewertung. Sie sagt nicht, ob eine Rechnung steuerlich in Ordnung ist, welche Kategorie richtig wäre oder ob ein Betrag angemessen ist. Das kann keine Software wissen, und nach § 5 StBerG darf sie es auch nicht behaupten. Regeln prüfen Vorhandensein und Grenzen — sonst nichts.

Zwei Wirkungen: markieren oder abweisen

Was mit einem Befund geschieht, stellst du je Regel ein.

Markieren heißt: Der Beleg wird gebucht wie sonst, und in der Prüfung trägt die Buchung eine Marke mit dem Befund. Du siehst sie, klappst sie auf, entscheidest — und gibst frei, wenn alles stimmt. Die Marke sperrt nichts.

Abweisen heißt: Der Beleg wird nicht gebucht. Er kommt als Rückfrage zurück, mit dem Befund als Grund, genau wie ein Beleg, dessen Rechenprobe nicht aufgeht. Abweisen gibt es nur vor dem Buchen. Eine Buchung, die es schon gibt, wird nie nachträglich blockiert.

Warum abweisen nicht überall geht

Ein Foto vom Tankbeleg liest die Zeichenerkennung. Ob darauf eine Rechnungsnummer steht, ist danach eine Vermutung — meist richtig, manchmal nicht. Eine E-Rechnung dagegen bringt ihre Angaben als strukturiertes XML mit: Nummer, Datum, Steuer, die USt-IdNr des Lieferanten und die des Empfängers stehen dort in benannten Feldern. Ein Kontoauszug ist ebenfalls strukturiert: Betrag, Datum, Gegenseite kommen aus der Bank.

Deshalb gilt: Abweisen nur auf strukturierten Daten. Steht eine Regel auf „abweisen“ und trifft auf ein Foto, markiert sie nur — ohne dass du das einstellen musst. Sonst würde ein Lesefehler einen echten Beleg ablehnen, und das wäre schlimmer als eine Marke zu viel. Bei jeder Regel steht, wann sie sicher ist.

Der Katalog

Es gibt keinen freien Regel-Baukasten mit Feld, Operator und Wert. Ein Baukasten verspricht mehr, als die Daten hergeben, und am Ende konfiguriert ihn niemand. Stattdessen ein Katalog benannter Regeln, jede mit höchstens zwei Einstellwerten:

• E-Rechnung erwartet — optional erst ab einem Datum und ab einem Betrag. Sicher bei jedem Beleg, denn woher ein Beleg kommt, weiß Jubeljahr immer.

• Rechnungsnummer muss vorhanden sein, Lieferant muss USt-IdNr oder Steuernummer nennen, meine USt-IdNr muss auf der Rechnung stehen — die Pflichtangaben nach § 14 UStG, geprüft bei E-Rechnungen. Für die dritte muss deine USt-IdNr in den Stammdaten stehen.

• Betrag über Grenze, Fremdwährung, Beleg älter als N Tage, Lesung unsicher, unbekannte Gegenseite — markieren nur.

• E-Rechnung muss gültig sein — nutzt die Prüfung gegen das Regelwerk, die einige Sekunden nach dem Buchen im Hintergrund läuft. Markiert nur, weil die Buchung dann schon steht.

• Buchung ohne Beleg über — für Kontoauszüge: eine Zahlung ab diesem Betrag, an der kein Beleg hängt, bekommt eine Marke. Ordnest du später einen Beleg zu, verschwindet sie.

• Beleg fehlt seit — die einzige Regel, die die Zeit auslöst: einmal nachts schaut sie über die offenen Kontoauszugszeilen und markiert, was nach so vielen Tagen noch ohne Beleg dasteht, optional erst ab einem Betrag. Auch diese Marke verschwindet, sobald ein Beleg dran hängt.

• Belegart — fünf Regeln, die zuerst fragen, was das überhaupt ist, bevor jemand darin nach Datum und 19 % sucht. Der Belegdienst erkennt an Signalwörtern im Text, ob ein Dokument eine Gehaltsabrechnung ist (Steuerklasse, SV-Nummer, Bruttobezüge), ein Kontoauszug (Buchungstag, Wertstellung, Saldo), eine Gutschrift, eine Mahnung, ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein oder eine Spendenquittung, ein Steuerbescheid. Die Gehaltsabrechnung und der Kontoauszug werden abgewiesen: Einzelne Abrechnungen sind personenbezogen und gehören nicht in den Stapel, der Berater bucht Personal aus dem Lohnjournal; der Kontoauszug gehört in den Import. Die übrigen markieren nur: Eine Gutschrift dreht die Richtung um, eine Mahnung kündigt die Rechnung an, die noch kommt. Abweisen gibt es hier auch bei Fotos — aber nur, wenn die Wörter im Text stehen, nie auf eine Vermutung des Modells hin.

Alles ist aus, bis du es einschaltest — bis auf die fünf Belegart-Regeln: Die sind ab Werk an, weil sie schützen, nicht einschränken. Wer seine eigene Gehaltsabrechnung als Geschäftsführer doch an die Überweisung heften will, stellt die eine Regel auf „markieren“ und bucht ohne Vorsteuer.

Regeln für eine einzelne Gegenseite

Manche Regel soll nicht für alle gelten, sondern für einen Lieferanten: „Von Amazon will ich nur E-Rechnungen“, „bei diesem Vermieter fehlt nie ein Beleg“. Dafür steht in der Prüfung an jeder Buchung mit Gegenseite der Link „Regel für diese Gegenseite“. Du wählst die Regel, trägst den Wert ein, und sie gilt ab da nur für diese eine — erkannt am Namen, so wie Jubeljahr auch Kategorien lernt, also unabhängig davon, ob die Bank „Amazon EU S.a.r.l.“ oder „AMAZON EU SARL“ schreibt. In den Einstellungen stehen diese Regeln unter „Für einzelne Gegenseiten“, dort lassen sie sich auch wieder entfernen.

Wie Jubeljahr das umsetzt

Die Regeln findest du unter Einstellungen → Buchhaltung → Beleg-Regeln: je Regel ein Schalter, die Einstellwerte, die Wirkung — und der Satz, wann sie sicher ist. Gespeichert wird beim Verlassen eines Feldes.

Regeln laufen an vier Stellen: nachdem ein Beleg gelesen wurde und bevor er gebucht wird; wenn eine Kontoauszugszeile importiert wird; wenn die Prüfung einer E-Rechnung im Hintergrund fertig ist; und einmal nachts für die Regel, die die Zeit auslöst. Ein Befund landet als Marke an der Buchung oder, bei „abweisen“, als Rückfrage im Belegeingang — mit dem Befund im Klartext, nicht als Code.

Dein Agent kann Regeln setzen und lesen; in der Anleitung für Agenten steht, dass er das nur tut, wenn du es willst — und nie, um an einer Ablehnung vorbeizukommen.