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Der Weg, den fast jeder als erstes geht: den CSV-Export aus dem Onlinebanking ziehen — oder gleich den PDF-Auszug — und bei Jubeljahr hineinwerfen. Dieser Artikel erklärt, was dabei passiert, und vor allem: was alles nicht passieren kann.
Ein Feld für alles
Es gibt genau eine Stelle für Dateien, und sie sortiert selbst: Belegfotos gehen den Erkennungsweg, Kontoauszüge den Importweg. Du musst vorher nicht wissen, was du da hast — und wenn die Erkennung einmal danebengreift, sagt die Meldung, wofür die Datei gehalten wurde, und ein Klick dreht es um.
Deutsche Bankdateien sind eigen
Wer schon einmal eine Bank-CSV in einer Tabellenkalkulation geöffnet hat, kennt das Elend: kaputte Umlaute, Beträge mit Komma, Spaltennamen, die jede Bank anders nennt, und drei Vorspannzeilen vor der eigentlichen Tabelle. Genau auf diese Realität ist der Import gebaut — deutsche Zeichensätze, deutsche Zahlen- und Datumsformate, die gängigen Spaltennamen, und ein Blick, der die echte Kopfzeile auch dann findet, wenn Werbung darüber steht.
Beim PDF kommt eine Eigenheit gedruckter Auszüge dazu: Oft fehlt das Jahr an den Buchungszeilen. Der Import ergänzt es aus dem Auszug selbst und denkt dabei an den Jahreswechsel — eine Dezember-Buchung auf einem Januar-Auszug landet im alten Jahr, nicht im neuen.
Die Vorschau schreibt nichts
Vor dem Übernehmen zeigt eine Vorschau, was der Import verstanden hat: erkannte Zeilen, gefundene Duplikate, und unbrauchbare Zeilen mit ihrer Zeilennummer, damit du sie in der Datei wiederfindest. Bis du bestätigst, wird nichts geschrieben — die Vorschau ist ein Blick, kein Vorgang. Erst danach entstehen Buchungen, und zwar offen in der Prüfung, nie am Export vorbei.
Doppelt ist nicht gleich doppelt
Der Teil, an dem Importe üblicherweise scheitern — in beide Richtungen: Entweder verdoppelt ein zweiter Durchlauf alles, oder ein übereifriger Filter verschluckt echte Buchungen. Die Erkennung muss beides richtig machen:
Der Schlüssel dazu ist die Bankreferenz, die eindeutige Kennung, die deine Bank jedem Vorgang mitgibt. Sie bleibt dieselbe, egal ob die Buchung als CSV oder im PDF ankommt und egal, wie die Bank den Verwendungszweck diesmal formatiert hat. Und wo es keine Referenz gibt, wird gezählt statt verschmolzen: Die zweite identische Zahlung desselben Tags ist die zweite, nicht ein Duplikat. Dasselbe Prinzip gilt übrigens für die Anbindungen — der Satz „Ein zweiter Klick verdoppelt nichts" auf den Stripe- und PayPal-Karten meint exakt diese Mechanik.
Zwei Konten? Kein Problem
Führst du mehr als ein Bankkonto, gehört jeder Auszug zu seinem — sonst vermischen sich die Bewegungen auf einer Nummer, und kein Saldo stimmt mehr. Beim Einlesen wählst du das Konto; die Wahl wird je Bankprofil gemerkt, und wenn die Datei ihre eigene IBAN im Vorspann trägt, entscheidet die — sie kommt aus der Datei selbst und schlägt jede Gewohnheit. Mit einem einzigen Konto siehst du von alledem nichts: Das zweite Konto macht die Wahl sichtbar, das erste bleibt unsichtbar.
Häufige Fragen
- Was passiert, wenn ich denselben Auszug zweimal hochlade?
- Nichts Schlimmes — genau dafür ist die Duplikaterkennung da. Jede Buchung trägt ein Erkennungszeichen aus Bankreferenz, Datum und Betrag; beim zweiten Durchlauf wird alles als „schon da“ erkannt und verworfen. Der Import meldet das auch so, statt still nichts zu tun.
- Woher weiß Jubeljahr, zu welchem Konto der Auszug gehört?
- Dreifach, in dieser Reihenfolge: Steht die eigene IBAN im Vorspann der Datei, entscheidet sie — das ist die eine Angabe, die eine Datei über sich selbst macht. Sonst gilt, was du beim Einlesen wählst, und diese Wahl wird je Bankprofil gemerkt, damit der zweite Auszug derselben Bank nicht wieder fragt. Mit nur einem Konto stellt sich die Frage gar nicht erst.
- Warum sind zwei gleiche Zahlungen am selben Tag keine Duplikate?
- Weil sie unterscheidbar sind, wenn man richtig hinsieht: Echte Zahlungen tragen verschiedene Bankreferenzen, und wo keine Referenz existiert, zählt Jubeljahr gleiche Buchungen desselben Tags durch, statt sie zu verschmelzen. Zweimal 3,50 € Kaffee sind zwei Ausgaben — ein Import, der eine davon verschluckt, wäre schlimmer als einer, der nachfragt.
Passt dazu
- Geldtransit — warum die Stripe-Auszahlung kein Umsatz istStripe zahlt aus, auf dem Kontoauszug erscheint Geld — und wer das als Einnahme bucht, zählt seinen Umsatz doppelt. Wozu es das Geldtransit-Konto gibt und woran man erkennt, dass es aufgeht.
- Vom Foto zur Buchung — und warum die Rechenprobe entscheidetEin Foto vom Bon, Sekunden später eine fertige Buchung in der Prüfung. Was dazwischen passiert, wer dabei liest, wer deutet — und der eine Wächter, der still falsche Buchungen abfängt, bevor sie entstehen.
- Beleg-Regeln — deine eigenen Prüfungen, und was sie sicher könnenJubeljahr prüft jeden Beleg mit der Rechenprobe. Wer mehr will, schaltet Regeln dazu: E-Rechnung erwartet, meine USt-IdNr muss draufstehen, Beträge über einer Grenze, Buchungen ohne Beleg. Was eine Regel sicher prüfen kann, was sie nur markiert — und warum es keinen freien Regel-Baukasten gibt.
Wer das nicht selbst sortieren will
Jubeljahr ist eine Vorbuchhaltung als Durchgangsstation: Belege kommen herein, werden vorkategorisiert, du prüfst und gibst frei, heraus geht ein DATEV-Buchungsstapel — und danach wird gelöscht. Eine vollständige Buchhaltung ist es nicht: keine Bilanz, keine Salden, keine Steuerberechnung.
Was Jubeljahr macht