Jubeljahr

Buchungsperioden — was zusammen exportiert wird und wann die Frist beginnt

Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr: Die Periode bestimmt, welche Buchungen zusammen an dein Steuerbüro gehen, wann eine Periode fertig ist, und ab wann die Löschfrist zählt. Der Weg von offen über freigegeben bis bestätigt.

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Buchhaltung geschieht in Zeiträumen. Das Steuerbüro will den Juli, nicht „alles seit letztem Mal“, und die Umsatzsteuer-Voranmeldung fragt nach dem Monat oder dem Quartal. Deshalb kennt Jubeljahr Buchungsperioden: Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr, einstellbar unter Einstellungen → Buchhaltung → Periode. Alles, was die Periode betrifft, hängt an ihr.

Der Weg einer Periode

  1. Läuft. Solange das Periodenende in der Zukunft liegt, kommen Buchungen herein und werden geprüft und freigegeben. Exportiert wird noch nicht: Was heute exportiert würde, wäre morgen unvollständig.
  2. Abgeschlossen. Ab dem Tag nach dem Periodenende ist sie fertig — wenn nichts mehr offen ist. Eine offene Buchung hält den Export auf, und die Seite sagt, wie viele es sind. „Export fällig“ heißt: abgeschlossen, aber noch nicht exportiert.
  3. Exportiert. Der Buchungsstapel ist erzeugt und liegt zum Herunterladen an der Periode, mit Belegen als ZIP. Eine Periode geht ganz oder gar nicht; ein Nachzügler, der später hereinkommt, bildet einen zweiten Stapel derselben Periode.
  4. Übergabe bestätigt. Der Klick, der sagt: Das Steuerbüro hat den Stapel. Erst jetzt beginnt die Löschfrist zu laufen — ab Periodenende gezählt, mit Schonfrist, wenn die Bestätigung spät kommt. Ein Widerruf hält sie wieder an.

Wo du das siehst

Die Seite Buchungsperioden: oben die Erklärung, darunter drei Perioden. September läuft noch mit sechs offenen Buchungen, August ist „Export fällig“ mit fünf freigegebenen und drei ohne Kategorie, Juli ist exportiert und wartet auf die Bestätigung der Übergabe
Drei Perioden, drei Zustände: September läuft, August wartet auf den Export und sagt, was noch fehlt, Juli ist exportiert und will bestätigt werden. Erst mit der Bestätigung beginnt die Löschfrist.

Unter Perioden steht jede Periode mit ihren Zahlen: offen, freigegeben, exportiert, gelöscht. Daneben der Stand der Frist in Worten, und die Knöpfe, die gerade Sinn ergeben: Exportieren, Übergabe bestätigen, Widerrufen. Im Menü steht an „Perioden“ die Zahl der abgeschlossenen Perioden, die noch etwas brauchen — Export oder Bestätigung.

Unter Freigegeben stehen die freigegebenen Buchungen je Periode, mit dem Knopf „Fertig zum Export“ dort, wo die Periode abgeschlossen ist und nichts mehr offen.

Was die Periode nicht ist

Sie ist keine Grenze fürs Einreichen: Ein Beleg vom Juli, der im September auftaucht, wird mit seinem Julidatum gebucht und landet in der Juli-Periode, als Nachzügler. Und sie ist keine Steuerfrist — wann die Voranmeldung abzugeben ist, sagt dein Steuerbüro, nicht diese Seite.

Häufige Fragen

Welche Periode soll ich wählen?
Die, in der dein Steuerbüro arbeitet. Wer monatlich Umsatzsteuer voranmeldet, exportiert meist monatlich; wer vierteljährlich meldet, vierteljährlich. Einstellbar unter Einstellungen → Buchhaltung → Periode; die Perioden-Seite zeigt danach den Stand je Periode.
Warum kann ich den Juli nicht exportieren, obwohl alles freigegeben ist?
Weil noch eine Buchung des Juli offen ist — vielleicht ein Nachzügler aus einem späten Abruf. Der Export nimmt eine Periode ganz oder gar nicht, damit beim Steuerbüro nicht zwei halbe Stapel für denselben Monat liegen. Die Perioden-Seite nennt die Zahl der offenen Buchungen neben dem Knopf.

Passt dazu

Wer das nicht selbst sortieren will

Jubeljahr ist eine Vorbuchhaltung als Durchgangsstation: Belege kommen herein, werden vorkategorisiert, du prüfst und gibst frei, heraus geht ein DATEV-Buchungsstapel — und danach wird gelöscht. Eine vollständige Buchhaltung ist es nicht: keine Bilanz, keine Salden, keine Steuerberechnung.

Was Jubeljahr macht