Was ist ein DATEV-Buchungsstapel?

Veröffentlicht am 06. September 2026, zuletzt geprüft am 22. September 2026

Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine Textdatei mit einer Zeile je Buchung. Der Steuerberater liest sie in seine Buchhaltungssoftware ein, statt jede Zeile von Hand einzutippen. Das ist alles — kein Programm, kein Zugang, keine Schnittstelle im technischen Sinn, sondern eine Datei, die man verschickt.

Der Name führt trotzdem in die Irre, und zwar an zwei Stellen: „Stapel" klingt nach etwas Fertigem, und „DATEV" klingt nach etwas, das man selbst besitzen muss. Beides stimmt nicht.

Warum es ihn gibt

Ein Steuerbüro bekommt am Quartalsende Kontoauszüge, Rechnungen und Kassenzettel. Daraus entstehen Buchungen — und wenn sie von Hand entstehen, kostet jede davon Zeit, die abgerechnet wird.

Ein Buchungsstapel dreht das um: Die Buchungen sind schon da, die Software liest sie in einem Zug ein, und der Steuerberater prüft und verbucht sie. Deshalb zahlt sich Vorsortieren aus — nicht weil es weniger Arbeit wäre, sondern weil sie günstiger ist, wenn sie nicht im Steuerbüro anfällt.

Was in der Datei steht

Das Format heißt EXTF und ist eine CSV-Datei: Werte durch Semikolon getrennt, Texte in Anführungszeichen, Beträge mit Komma statt Punkt.

Die erste Zeile ist der Kopf. Sie sagt der Software, was für eine Datei das ist — Formatversion 700, Kategorie 21 („Buchungsstapel"), dazu der Zeitraum, das Wirtschaftsjahr, die Währung und wer die Datei erzeugt hat:

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;"20260906101500000";"";"JU";"Jubeljahr";…

Die zweite Zeile enthält die Spaltenüberschriften, zwanzig Stück. Ab der dritten Zeile steht je Buchung eine Zeile:

119,00;"S";"EUR";"";"";"";"4930";"1200";"";"0608";"beleg-0143";"";"";"Möbel Krause: Bürostuhl";…

Von links nach rechts: der Betrag ohne Vorzeichen, das Soll-Haben-Kennzeichen (S oder H), die Währung, drei Felder für Fremdwährung, dann Konto und Gegenkonto — die zwei Seiten jeder Buchung —, der BU-Schlüssel, das Belegdatum als Tag und Monat, eine Belegkennung und der Buchungstext. Der darf sechzig Zeichen lang sein; was länger ist, wird abgeschnitten.

Zwei Dinge fallen an dieser Zeile auf. Das Vorzeichen fehlt: Ob Geld kommt oder geht, sagt allein das S oder H. Und der BU-Schlüssel — das Feld für den Steuerschlüssel — ist leer. Viele Konten der Standardkontenrahmen tragen den Steuersatz bereits in sich; ob darüber hinaus ein Schlüssel gesetzt werden muss, entscheidet, wer bucht, und nicht die Vorbuchhaltung.

Berater- und Mandantennummer

Im Kopf stehen zwei Zahlen, an denen alles hängt: die Beraternummer der Kanzlei und die Mandantennummer, unter der du dort geführt wirst. DATEV ordnet den Stapel über sie zu und bricht den Import ab, wenn sie nicht passen.

Beide Zahlen kann dir nur dein Steuerberater nennen; sie sind nichts, was eine Software erraten oder mit einem Standardwert füllen dürfte. Die Beraternummer liegt zwischen 1001 und 9999999, die Mandantennummer zwischen 1 und 99999 — mehr lässt sich von außen nicht darüber sagen.

Und die Belege?

Ein Buchungsstapel enthält nur Buchungen, keine Bilder. Die Rechnung zum Bürostuhl steht nicht darin.

Dafür gibt es ein zweites Format: ein ZIP-Archiv nach der DATEV-XML-Schnittstelle, in dem die Belegdateien, eine beschreibende document.xml und der Buchungsstapel zusammen liegen. Jeder Beleg bekommt eine GUID, und dieselbe GUID steht in der Buchungszeile im Feld „Beleglink". Darüber finden Buchung und Belegbild nach dem Einlesen wieder zusammen.

Und wer ohne DATEV arbeitet, also die schlichte CSV-Tabelle wählt? Auch dann bleibt kein Beleg zurück: Sobald Belege an den Buchungen hängen, wird aus der Datei ein ZIP mit der Tabelle und einem Ordner „Belege“. Die Dateien darin heißen nach Datum, Gegenseite und Betrag, etwa 2026-06-14_Cafe-Momente_86-40.pdf, und derselbe Name steht in der Tabelle in der Spalte „Beleg“. Dazu liegt ein Übergabeblatt im ZIP: eine Seite mit Zeitraum, Summen, der Liste der Belege und einer Übersetzung deiner Kategorien in die Konten des gewählten Kontenrahmens — damit die Kanzlei sieht, was „Bewirtung“ bei dir heißt und welches Konto es bekommt. Eine LIESMICH.txt sagt dasselbe in drei Sätzen für alle, die kein PDF öffnen. Das muss so sein, denn die Löschfrist holt die Belege nach der bestätigten Übergabe — was sie holt, muss vorher bei dir angekommen sein.

Per E-Mail an die Kanzlei

Viele Kanzleien nehmen Belege und Buchungen an einer festen Adresse entgegen, oft mit einer Kennung im Betreff, nach der ihr Postfach sortiert. Dafür gibt es unter Einstellungen → Buchhaltung → Exportziele das Ziel E-Mail an die Kanzlei: Adresse eintragen, wenn du willst einen Betreff mit Platzhaltern ({periode}, {mandant}, {firma}, {von}, {bis}), und am fertigen Stapel erscheint „Per E-Mail schicken“. Vorher siehst du, was hinausgeht: Empfänger, Betreff, Anhänge mit Größe.

Verschickt wird genau die Datei, die du auch herunterladen würdest — das ZIP oder die CSV, unverändert. Passt sie nicht in eine Mail (15 MB), teilt Jubeljahr nicht das ZIP, sondern den Inhalt: erst die Buchungsdatei, dann die Belege, so viele je Mail wie hineinpassen, jede mit „(Teil 1/3)“ im Betreff. Ein Beleg, der allein zu groß für eine Mail ist, bleibt im Paket zum Herunterladen, und die Vorschau sagt das.

Trag beim Ziel auch deine eigene Adresse ein: Antworten der Kanzlei gehen dann an dich statt an eine Absenderadresse, die niemand liest, und du bekommst jede Mail in Kopie — so merkst du, wenn etwas nicht ankommt. Denn „verschickt“ heißt nur, dass unser Postausgang die Mail genommen hat; ob das Postfach der Kanzlei sie annimmt, sieht Jubeljahr nicht. Und der Weg ist so vertraulich wie E-Mail eben ist: verschlüsselt von Server zu Server, nicht Ende-zu-Ende. Wer das für Belege nicht will, nimmt den Download.

Was ein Buchungsstapel nicht ist

Er ist keine Buchhaltung. „Stapel" meint genau das, wonach es klingt: einen Stapel Vorschläge, der im Steuerbüro ankommt und dort geprüft wird. Er enthält keine Salden, keine Bilanz, keine Gewinnermittlung und keine Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Er ist auch keine Freigabe. Wer einen Stapel exportiert, hat nichts erklärt und nichts eingereicht. Verantwortlich für das, was am Ende beim Finanzamt landet, bleiben dein Steuerberater und du.

Was Jubeljahr damit macht

Der Export ist die Ausgangstür der Durchgangsstation. Hinein gehen Belege per Telegram, als Foto, als PDF, als CSV-Kontoauszug oder über eine Anbindung an Stripe oder PayPal; heraus geht der Buchungsstapel für deinen Steuerberater — oder eine schlichte CSV-Tabelle, wenn du keinen hast, oder die Buchungen gehen direkt in deine eigene Buchhaltung, wenn du sie in Collmex führst.

Exportiert wird ausschließlich, was du geprüft und freigegeben hast und was eine Kategorie trägt. Eine offene oder unkategorisierte Buchung landet nicht still im Stapel; sie bleibt liegen und wartet auf dich.

Davor stehen drei Abbruchgründe, und alle drei sind so gewollt: fehlende Berater- oder Mandantennummer, Buchungen aus einer Testverbindung, und Buchungen, bei denen Konto und Gegenkonto dieselbe Nummer tragen. In allen drei Fällen scheitert der Export bei uns, mit einer Meldung, die sagt, was zu tun ist. Ein Stapel, der beim Steuerbüro abgewiesen wird, kostet dich einen Tag — und du erfährst es erst, wenn dort jemand Zeit hatte, ihn einzulesen.

Danach beginnt die Löschfrist. Sie ist der Grund, warum das Ganze Durchgangsstation heißt: Der Export ist nicht die Sicherungskopie, er ist der Ausgang.