Collmex — Buchungen direkt in die eigene Buchhaltung übertragen

Veröffentlicht am 12. September 2026, zuletzt geprüft am 22. September 2026

Voraussetzung: Die Anbindung läuft über die Programmierschnittstelle von Collmex, die Collmex API. Die gehört nicht zu jedem Collmex-Tarif. Prüfe vor dem Einrichten in deinem Collmex-Konto, ob dein Tarif die API einschließt, oder frag bei Collmex nach. Ohne sie lehnt Collmex jede Übertragung ab, und in Jubeljahr sieht das aus wie ein falsches Passwort.

Nicht jeder hat ein Steuerbüro, das einen Buchungsstapel erwartet. Wer seine Buchhaltung selbst in Collmex führt, will die Buchungen nicht als Datei auf dem Schreibtisch, sondern in Collmex — auf den richtigen Konten, mit Netto und Steuer, ohne sie noch einmal abzutippen.

Dieser Artikel erklärt, was Collmex über seine Schnittstelle annimmt, warum eine Übertragung ganz oder gar nicht ist, und wozu der Probelauf da ist.

Was Collmex annimmt

Collmex nimmt über seine Schnittstelle keine allgemeinen Buchungen an. Was es annimmt, sind Belege von außen: Erlöse — externe Kundenrechnungen oder Kasseneinnahmen — und Lieferantenrechnungen oder Kassenausgaben. Beide werden gegen ein Finanzkonto gebucht: die Bank, die Kasse, das Guthaben beim Zahlungsdienstleister.

Das ist keine Einschränkung, sondern genau das Modell einer Buchung, wie sie aus dem Kontoauszug kommt: ein Betrag, eine Gegenseite, ein Konto, auf dem das Geld war. Keine offenen Posten, kein Kundenstamm — die Zahlung ist ja schon passiert. Welches Konto welche Rolle spielt, erklärt der Artikel über Konto und Gegenkonto.

Netto und Steuer werden ausdrücklich mitgegeben. Collmex würde die Steuer auch selbst rechnen — dann entschiede aber seine Rundung über den Bruttobetrag, und der stünde womöglich um einen Cent neben dem, was auf dem Kontoauszug steht. Deshalb wird der Bruttobetrag aufgeteilt: Netto gerundet, die Steuer ist der Rest, und die Summe bleibt exakt der Betrag vom Konto.

Collmex kennt dabei drei Fälle: den vollen Steuersatz, den ermäßigten und steuerfrei. Eine Buchung mit einem anderen Satz — etwa den 16 % aus dem zweiten Halbjahr 2020 — lässt sich nicht ehrlich übertragen; sie wird benannt, statt stillschweigend in eine der drei Spalten geschoben.

Ganz oder gar nicht

Collmex prüft einen Stapel als Ganzes. Wird eine Zeile abgelehnt, landet nichts — auch nicht die Buchungen davor. Die Antwort nennt die Zeile, und daraus ergibt sich die Buchung. Der häufigste Grund: Ein Konto, auf das eine Kategorie zeigt, existiert in der Collmex-Firma nicht. Der Standard-Kontenplan von Collmex kennt zum Beispiel nicht jedes Konto, das der SKR03 vorsieht; ein Zahlungsdienstleister auf einem eigenen Konto braucht dieses Konto dann auch in Collmex — oder ein anderes, das es dort gibt.

Das ist der Grund, warum es keine halben Übertragungen gibt und warum eine Ablehnung nichts kaputt macht: Nach der Korrektur überträgt man einfach noch einmal.

Ein zweites Mal übertragen verdoppelt nichts. Jede Buchung reist mit einer festen Nummer, und Collmex erkennt sie wieder: Dieselbe Nummer ein zweites Mal, unverändert, ändert nichts. Ein Aufruf, bei dem die Verbindung wegbrach und niemand weiß, ob er ankam, lässt sich deshalb gefahrlos wiederholen.

Erst der Probelauf

Bei einer Datei ist der Probelauf eingebaut: Sie entsteht, man sieht sie an, und niemand außer dir bekommt sie zu Gesicht. Bei einer Übertragung ist der erste Klick endgültig — und aufräumen müsstest du danach in Collmex, wo dir niemand helfen kann.

Deshalb gibt es vor jeder Übertragung eine Vorschau: Sie durchläuft dieselbe Aufbereitung wie der Ernstfall und zeigt, was hinausginge — wie viele Buchungen, welche Summe, die ersten Zeilen im Wortlaut — und ob der Zugang zu Collmex überhaupt angenommen wird. Geschrieben wird dabei nichts, weder hier noch dort. Was die Vorschau nicht beantworten kann: ob Collmex jede Kontonummer annimmt. Das zeigt erst die Übertragung selbst.

Was nicht mitreist

Belegbilder — nicht über die Schnittstelle, aber über das Postfach. Über die Schnittstelle nimmt Collmex keine Dateien an; Belege kommen dort ausschließlich über die Belegverwaltung herein, und die liest ein Mail-Postfach, das du in Collmex hinterlegst. Collmex speichert die Belege nicht selbst, das Postfach ist das Archiv. Ein so eingelesener Beleg lässt sich einer Buchung zuordnen, die es schon gibt: Steht die Rechnungsnummer der Buchung im Text der Mail, erkennt Collmex das und bietet „Rechnung der Buchung zuordnen“ an. Genau diesen Weg nutzt Jubeljahr, wenn du das Postfach einträgst — dazu unten mehr. Die Belege bleiben außerdem in jedem Fall im Paket zum Herunterladen, der Datei, die bei jedem Export entsteht.

Fremdwährung. Collmex bekommt Euro. Eine Buchung in anderer Währung braucht vorher ihren Eurowert — das, was tatsächlich auf dem Konto ankam. Fehlt er, wird die Buchung benannt, nicht geraten.

Wie Jubeljahr das umsetzt

Collmex ist in Jubeljahr ein Übertragungsziel: zusätzlich zur Datei, die am Ende jeder Periode ohnehin entsteht — als CSV-Tabelle oder, wenn DATEV eingestellt ist, als Buchungsstapel. Die Datei bleibt dein Beleg dafür, was übertragen wurde, und trägt die Belegbilder.

Einrichten heißt, unter Einstellungen → Buchhaltung → „Wohin exportiert wird“ Collmex anzukreuzen und vier Dinge einzutragen: deine Kundennummer (sie steht in der Adresszeile, wenn du bei Collmex angemeldet bist), die Nummer der Firma (meist 1), einen API-Benutzer — ein eigener Benutzer in Collmex mit dem Kennzeichen „Nur für API“, er kostet keinen Zusatzplatz — und sein Passwort. Das Passwort wird beim Speichern sofort bei Collmex ausprobiert; nimmt Collmex es nicht an, wird nichts gespeichert. Danach liegt es verschlüsselt in deiner Instanz, und du siehst nur noch die letzten Zeichen. Führt deine Collmex-Firma einen anderen Kontenrahmen als deine Instanz, stellst du das hier ebenfalls ein. „Verbindung prüfen“ fragt jederzeit nach, ob der Zugang noch gilt.

Übertragen ist eine Handlung am fertigen Stapel: Unter Prüfung → Exportiert steht an jedem Stapel „An Collmex übertragen“. Der Klick öffnet erst die Vorschau; „Jetzt übertragen“ schickt den Stapel. Danach trägt der Stapel den Vermerk, wann Collmex ihn angenommen hat — und „erneut“ bleibt möglich, weil ein zweiter Lauf nichts verdoppelt. Jede Buchung landet als Erlös oder Aufwand gegen das Konto, auf dem das Geld war, mit den Nummern deiner Kategorien im Kontenrahmen von Collmex.

Belege ins Postfach. Trägst du beim Collmex-Ziel das Beleg-Postfach ein — die Adresse, die Collmex in seiner Belegverwaltung liest —, schickt Jubeljahr nach jeder angenommenen Übertragung die Belege dorthin: je Buchung eine Mail, die Rechnungsnummer der Buchung im Text, der Originalbeleg unverändert als Anhang. In Collmex erscheint der Beleg dann in der Belegverwaltung mit dem Hinweis, dass die Rechnung schon gebucht ist, und ein Klick auf „Rechnung der Buchung zuordnen“ hängt ihn an die Buchung. Jeder Beleg geht genau einmal; wer einen Stapel erneut überträgt, bekommt keine zweite Beleg-Mail. Mit gehen PDF, JPEG, PNG, TIFF und XML-E-Rechnungen — das, was Collmex liest. Fotos vom Telefon im HEIC-Format und WebP-Bilder wandelt Jubeljahr vorher nach JPEG, weil Collmex sie sonst nicht lesen könnte; der Beleg in deiner Instanz bleibt dabei, wie du ihn hochgeladen hast. Die Vorschau vor der Übertragung sagt, wie viele Belege danach ins Postfach gingen.

Die Übertragung ersetzt nicht die Bestätigung der Übergabe: Die läuft wie bei jeder Datei, und erst sie startet die Löschfrist — lies dazu Warum Jubeljahr löscht. So bleibt getrennt, was getrennt gehört: dass Collmex die Buchungen hat, und dass du sie nicht mehr brauchst.

Lässt du einen Assistenten über die Programmschnittstelle arbeiten, kann er das alles ebenfalls — Einrichtung, Probelauf, Übertragung — durch dieselben Prüfungen wie du selbst.