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Die meisten Belege kommen heute per Mail: die Rechnung des Lieferanten, die
Bestätigung des Hosters, die E-Rechnung des Handwerkers. Sie herunterzuladen
und dann hochzuladen ist ein Umweg. Deshalb kann jede Instanz eine eigene
Adresse haben, etwa jr37z8-k3f9x2m4n7p2q5r8@belege.jubeljahr.com. Was du
dorthin weiterleitest, landet gelesen in der Prüfung — als hättest du die
Datei hochgeladen.
Wie du sie bekommst
Unter Einstellungen → Verbindungen → Beleg-Eingang per E-Mail auf „Adresse
anlegen“ klicken. Dann trägst du ein, wer einliefern darf: deine eigene
Adresse, die deiner Kollegin, oder gleich die ganze Domain deiner Firma als
@meine-firma.de. Erst mit dieser Liste nimmt der Briefschlitz etwas an.
Was er annimmt — und was nicht
Angenommen werden Anhänge, die ein Beleg sein können: PDF, JPEG, PNG, HEIC, TIFF und XML (die E-Rechnung). Eine weitergeleitete Mail aus Outlook, die als angehängte Nachricht ankommt, wird geöffnet. Eingebettete Bilder unter 50 KB gelten als Logo oder Signatur und bleiben weg, ebenso Word-Dateien, Tabellen und der Text der Mail selbst.
Was angenommen ist, geht denselben Weg wie ein Upload: der Belegdienst liest es, die Beleg-Regeln gelten, und die Buchung wartet in der Prüfung — mit der Herkunft „E-Mail“. Eine Gehaltsabrechnung, die jemand weiterleitet, wird also genauso abgewiesen wie beim Hochladen.
Warum die Adresse ein Schlüssel ist
Die Adresse trägt ein Geheimnis. Wer sie kennt, kann einliefern — deshalb gehört sie nicht in Signaturen, nicht in Verteiler und nicht auf die Website. Der zweite Riegel ist die Freigabeliste: Auch mit der Adresse kommt nur durch, wessen Absender du eingetragen hast. Beides zusammen ersetzt den Spamfilter, den ein Postfach bräuchte, denn dieser Briefschlitz ist kein Postfach: Es gibt keine Ablage, kein Lesen, keine Antwort. Eine Mail, die nicht passt, wird verworfen, ohne dass der Absender davon erfährt — eine Rückmeldung an Unbekannte wäre genau das, was Spammer sich wünschen.
Ist die Adresse doch einmal in falsche Hände geraten, legst du eine neue an. Die alte ist damit ungültig, die Freigabeliste bleibt.
Was mit der Mail geschieht
Der Mailserver von Jubeljahr nimmt die Mail an und übergibt die Anhänge an deine Instanz. Danach ist die Mail gelöscht — nicht nach Tagen, sondern sofort. Ist deine Instanz gerade nicht erreichbar, wartet die Mail bis zu einem Tag und wird dann noch einmal versucht. Der Transport zu uns ist so verschlüsselt, wie E-Mail eben ist: von Server zu Server, nicht Ende-zu-Ende. Und deine Instanz behält die Belege nur, bis die Löschfrist sie nach der Übergabe holt.
Häufige Fragen
- Kann jeder, der die Adresse kennt, mir Belege unterschieben?
- Nein. Die Adresse ist der erste Riegel, die Freigabeliste der zweite: Angenommen wird nur, was von einer Adresse oder Domain kommt, die du in den Einstellungen eingetragen hast. Solange die Liste leer ist, nimmt der Briefschlitz gar nichts an. Alles andere wird verworfen, ohne Antwort.
- Was passiert mit dem Text der Mail?
- Nichts. Gelesen werden nur die Anhänge — PDF, JPEG, PNG, HEIC, TIFF und XML für E-Rechnungen. Der Mailtext, Signaturen und eingebettete Logos bleiben unbeachtet, und die Mail selbst ist nach der Übergabe an deine Instanz gelöscht.
- Ich habe die Adresse versehentlich in einen Verteiler gesetzt. Was nun?
- In den Einstellungen „Neue Adresse anlegen“ klicken. Die alte gilt ab dann nicht mehr; Mails dorthin werden verworfen. Deine Freigabeliste bleibt erhalten.
Passt dazu
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Wer das nicht selbst sortieren will
Jubeljahr ist eine Vorbuchhaltung als Durchgangsstation: Belege kommen herein, werden vorkategorisiert, du prüfst und gibst frei, heraus geht ein DATEV-Buchungsstapel — und danach wird gelöscht. Eine vollständige Buchhaltung ist es nicht: keine Bilanz, keine Salden, keine Steuerberechnung.
Was Jubeljahr macht