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Belege kommen nicht nur per Mail und Foto. Der Bürodrucker scannt in einen Ordner, die Scanner-App auf dem Handy auch, und manche Lieferanten legen ihre Rechnungen gleich in einen geteilten Ordner. Dafür kann Jubeljahr einen Ordner in deinem Google Drive anlegen und ihn regelmäßig leeren.
Verbinden
Unter Einstellungen → Verbindungen → Google Drive steht eine Adresse, die
so ähnlich aussieht wie belege@jubeljahr.iam.gserviceaccount.com. Das ist
das Konto, mit dem Jubeljahr in Drive unterwegs ist. Leg in deinem Drive
einen Ordner an oder nimm einen vorhandenen, gib ihn für diese Adresse als
Mitbearbeiter frei, kopiere den Link des Ordners aus der Adresszeile und
trag ihn in der Karte ein. Jubeljahr prüft, ob es den Ordner sieht und
darin schreiben darf, legt die Unterordner „Verarbeitet“ und „Abgelehnt“
an, und der erste Abruf läuft.
Es gibt keinen Google-Anmeldebildschirm und keine Zustimmung, die abläuft: Eine Freigabe hält, bis du sie zurücknimmst. Und sie gilt für alles, was später in den Ordner kommt — deshalb funktioniert der Weg auch mit Ordnern, in die ein Scanner oder eine andere Person Dateien legt.
Was abgeholt wird
Alle 15 Minuten sieht die Instanz in den Ordner. PDF, JPEG, PNG, HEIC, TIFF und XML bis 24 MB werden heruntergeladen, vom Belegdienst gelesen und landen in der Prüfung — mit der Herkunft „Google Drive“. Die Beleg-Regeln gelten wie beim Hochladen. Danach zieht die Datei nach „Verarbeitet“; so liest die Instanz nichts zweimal, und du siehst im Drive, was schon drin ist. Google-Dokumente, Tabellen und alles andere gehen nach „Abgelehnt“. „Jetzt nachsehen“ in den Einstellungen holt außer der Reihe.
Trennen
„Trennen“ in den Einstellungen beendet den Abruf; der Ordner bleibt in deinem Drive, mit allem, was drin ist. Die Freigabe für die Adresse nimmst du in Drive selbst zurück, dann sieht Jubeljahr den Ordner auch nicht mehr.
Was das für den Datenschutz heißt
Die Freigabe erteilst du selbst, in deinem eigenen Google-Konto, für einen Ordner deiner Wahl. Jubeljahr liest daraus nur, was Beleg sein kann, und verschiebt es innerhalb des Ordners; Google sieht seinerseits, dass das Konto von Jubeljahr auf diesen Ordner zugreift. Die Belege selbst behält deine Instanz nur, bis die Löschfrist sie nach der Übergabe holt — im Drive bleiben sie, solange du willst.
Häufige Fragen
- Sieht Jubeljahr mein ganzes Drive?
- Nein. Jubeljahr sieht genau den Ordner, den du für seine Adresse freigegeben hast, samt Inhalt. Andere Ordner, Dokumente und Fotos bleiben unsichtbar — so wie ein Kollege, dem du einen Ordner freigibst, auch nur diesen sieht. Die Freigabe nimmst du in Drive jederzeit zurück.
- Landen meine Handyfotos automatisch bei Jubeljahr?
- Nur wenn deine Kamera- oder Scanner-App in den Ordner „Jubeljahr – Belege“ speichert. Die Fotogalerie und Google Fotos sieht die Instanz nicht; Google erlaubt Apps seit 2025 keinen Zugriff mehr auf die Galerie. Für das schnelle Foto vom Bon bleibt Telegram der Weg.
- Was passiert mit der Datei im Ordner?
- Sie wird heruntergeladen, gelesen und in den Unterordner „Verarbeitet“ verschoben. Was kein Beleg sein kann — ein Google-Dokument, eine Tabelle, eine Datei über 24 MB — wandert nach „Abgelehnt“. Gelöscht wird in deinem Drive nichts; die Dateien bleiben deine.
Passt dazu
- Vom Foto zur Buchung — und warum die Rechenprobe entscheidetEin Foto vom Bon, Sekunden später eine fertige Buchung in der Prüfung. Was dazwischen passiert, wer dabei liest, wer deutet — und der eine Wächter, der still falsche Buchungen abfängt, bevor sie entstehen.
- Belege per E-Mail — eine Adresse, an die du Rechnungen weiterleitestJede Instanz bekommt auf Wunsch eine eigene Adresse. Was du dorthin weiterleitest, liest Jubeljahr wie einen Upload — Rechnungen, Bons, E-Rechnungen. Wer einliefern darf, bestimmst du.
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- Warum Jubeljahr löscht — die Durchgangsstation erklärtSoftware, die deine Belege absichtlich löscht, klingt erst einmal falsch. Warum es das Gegenteil ist, wer wirklich aufbewahren muss — und die Wächter, die dafür sorgen, dass nie etwas zu früh verschwindet.
Wer das nicht selbst sortieren will
Jubeljahr ist eine Vorbuchhaltung als Durchgangsstation: Belege kommen herein, werden vorkategorisiert, du prüfst und gibst frei, heraus geht ein DATEV-Buchungsstapel — und danach wird gelöscht. Eine vollständige Buchhaltung ist es nicht: keine Bilanz, keine Salden, keine Steuerberechnung.
Was Jubeljahr macht